Les leviers de la performance immobilière pour les grands utilisateurs

Pour certaines organisations, institutions ou groupes en réseau, assimilable à de « grands utilisateurs » d’immobilier, les coûts associés à l’immobilier représentent souvent entre 5% et 10% du chiffre d’affaires et plus de 30% de la masse salariale. Ces coûts couvrent tous les postes de dépenses : les coûts d’occupation, les services aux bâtiments, aux occupants, la gestion et même l’informatique associée.

Au global, l’immobilier représente souvent un poste d’actifs majeur au bilan de ces grands utilisateurs et il représente soit le deuxième, soit le troisième poste de coût d’une entreprise ou d’une organisation (après les ressources humaines et éventuellement les systèmes d’information), et cela, que l’on soit locataire ou propriétaire.

Face à ces enjeux financiers conséquents, les Directions Générales et les Directions de l’Immobilier ont lancé des programmes visant à renforcer la performance de l’immobilier.

Pour une Direction Générale ou une Direction de l’Immobilier qui souhaiterait emprunter cette voie de la recherche de performance, notre connaissance des problématiques immobilières nous invite à considérer :

  • 6 leviers majeurs de performance qui répondent aux situations fréquemment rencontrées lors de nos missions,
  • 18 accélérateurs de performance qui se répartissent sous chaque levier et qui visent à inscrire ces leviers dans une dimension concrète et opérationnelle.

Levier 1.                     Structurer la connaissance du patrimoine immobilier

Situations fréquemment rencontrées :

Un patrimoine peu connu, pas de base de données fiable et structurée, un patrimoine immobilier fondu dans la masse des actifs,  …

Accélérateurs de performance à utiliser :

  • Procéder à un inventaire du patrimoine immobilier,
  • Réaliser un diagnostic multidimensionnel du parc.

Levier 2.                     Aligner le parc sur la stratégie de l’entreprise

Situations fréquemment rencontrées :

Un patrimoine peu adapté aux besoins métiers,  pas de normes d’occupation, des interventions techniques régies par l’urgence,  des opérations d’investissement non maîtrisées, …

Accélérateurs de performance à utiliser :

  • Définir un schéma directeur immobilier pluriannuel  prenant en compte les besoins actuels et futurs,
  • Etablir des normes : M² par occupant, loyers plafonds, …
  • Instaurer un dialogue entre immobilier et métiers de manière à accompagner en permanence les évolutions organisationnelles des métiers.

Levier 3.                     Optimiser la maintenance et les services

Situations fréquemment rencontrées :

Absence de plan de maintenance et d’entretien du parc, coûts immobiliers non connus, gestion au fil de l’eau, pas de politique d’achats, manque d’homogénéisation des services aux occupants, des équipes d’entretien internalisées, …

Accélérateurs de performance à utiliser :

  • Identifier les coûts immobiliers,
  • Elaborer des plans de maintenance,
  • Définir une stratégie et des niveaux de service tant pour les prestations multi techniques et pour le multi services,
  • Avoir une stratégie d’externalisation raisonnée, en fonction des activités jugées cœur de métier et des enjeux internes.

Levier 4.                     Etudier les financements et les solutions de portage des actifs

Situations fréquemment rencontrées :

Absence de réflexion sur le portage des actifs immobiliers, sur les arbitrages de type location/propriété, une politique de gestion des actifs souvent limitée aux cessions, …

Accélérateurs de performance à utiliser :

  • Définir les objectifs poursuivis,
  • Se doter des compétences en ingénierie financière et juridique lors du montage des projets immobiliers avec des indicateurs (TRI, VAN, …) d’aide à la décision,
  • Définir une cible de portage et en assurer les conditions financières et juridiques de réalisation.

Levier 5.                     Optimiser la fonction immobilière et les modes de fonctionnement

Situations fréquemment rencontrées :

Absence de direction immobilière, métiers de l’immobilier émiettés, absence de gouvernance immobilière, …

Accélérateurs de performance à utiliser :

  • Mettre en place une direction immobilière
  • Mettre en place des outils de pilotage de la performance immobilière
  • Etudier l’opportunité de l’externalisation de fonctions immobilières
  • Mettre en place de pratiques vertueuses de régulation entre propriétaires et locataires, notamment loyers internes, baux,  …

Levier 6.                     Optimiser le système d’information immobilier

Situations fréquemment rencontrées :

Absence de système d’information dédié à l’immobilier, pas de gestion informatique des contrats de prestation, absence de schéma directeur informatique, …

Accélérateurs de performance à utiliser :

  • Se doter d’un système d’information dédié à la connaissance du patrimoine, la gestion et les services aux occupants,
  • Prioriser les fonctionnalités au regard de la valeur ajoutée apportées aux différents bénéficiaires du SI et aux contraintes d’urbanisme (SI) existante, …

En conclusion,

Naturellement, ces leviers et les accélérateurs associés ne sont pas de nature à avoir le même impact sur les organisations, et cela en fonction du niveau de maturité de ces organisations. Cependant, ils illustrent le champ des possibles et ils offrent des réelles piste de gains économiques directs (ex. capacité de dénoncer un bail à temps, …) ou indirects (ex. amélioration des processus internes, …).

Alors que les organisations et les processus industriels ont eux subi depuis 20 ans d’importantes transformations, bénéficiant notamment des méthodes héritées du monde automobile et de la professionnalisation des achats, les processus immobiliers n’ont pas toujours fait l’objet de cette même dynamique ou de l’attention soutenue des directions générales.

Avec la prise de conscience du poids de l’immobilier dans les comptes des entreprises, l’immobilier est entré au cœur d’une dynamique nouvelle et des préoccupations des équipes de direction :

  • pour sa capacité à accompagner les développements métier aux meilleurs coûts,
  • pour les marges de manœuvre financière qu’il offre alors que le temps et les euros sont comptés.

Article rédigé par Ludovic Legendre (ludovic.legendre@kurtsalmon.com)

Ludovic Legendre, Associate Partner, intervient depuis 15 auprès de grands utilisateurs privés ou publics et sur des problématiques organisationnelles et système d’information, avec le soucis d’améliorer la performance de ces grandes directions. Il est récemment intervenu lors d’une conférence à Casablanca (Maroc) sur cette thématique.

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