Réussir la mise en place de son système d’information immobilier

Si 84% des directeurs immobiliers estiment que les systèmes d’information immobilier sont essentiels pour maîtriser la connaissance de leur patrimoine immobilier, seuls 30% pensent que ce besoin est couvert et 27% signalent que leur « outil expert métier » est Excel (source IPD octobre 2012). Cette situation peut sembler d’autant plus étonnante que l’immobilier représente bien souvent, pour les grands propriétaires ou utilisateurs, la première ligne du bilan et le deuxième poste de coût dans les entreprises tertiaires.

Intrinsèquement, la gestion et la maîtrise de l’exploitation du patrimoine immobilier peuvent vite s’avérer complexes :

  • Suivi de nombreux sites géographiquement dispersés (nationalement avec les directions régionales, réseaux d’agences et sites de production voire internationalement avec les filiales),
  • Gestion de bâtiments aux fonctions différentes (bureaux, entrepôts, locaux techniques et industriels, locaux commerciaux …),
  • Optimisation de l’occupation des bâtiments,
  • Arbitrage sur la conservation/cession des bâtiments

La gestion du patrimoine immobilier présente donc différents enjeux qu’un système d’information dédié permettrait de sécuriser :

  • Enjeux économiques, directement liés au poids financier de l’immobilier,
  • Enjeux réglementaires.

On peut donc avancer qu’un système d’information immobilier dédié constitue un accélérateur pour structurer, professionnaliser et industrialiser une filière immobilière.

Au delà des constats dressés par les directeurs immobiliers, il convient de souligner que :

  • Le niveau d’informatisation est très variable d’une entreprise à l’autre,
  • Le premier niveau de SI immobilier est souvent bâti sur un mélange d’applications spécifiques et d’applications bureautiques présentant le plus souvent les limites suivantes :
    • Applications non intégrées entre elles,
    • Applications non abouties fonctionnellement,
    • Applications non intégrables à d’autres systèmes,
    • Applications pas en mesure de garantir une information fiable et exhaustive,
    • Applications non évolutives techniquement.

Cette multitude d’applicatifs Métier souvent développés spécifiquement et à faible interopérabilité ainsi que l’absence fréquente d’un référentiel commun ne favorisent pas une urbanisation rationnelle et robuste du système d’information immobilier.

Cet existant ne permet pas en général de bien répondre aux évolutions et exigences en matière de gestion immobilière : 

  • Connaissance précise du patrimoine immobilier et des coûts associés (patrimoine souvent mal connu du fait d’une information morcelée et peu fiable),
  • Fiabilité des informations relatives au patrimoine (méconnaissance du volume et de la nature du patrimoine géré, méconnaissance technique, méconnaissance des coûts de conservation, de maintenance et de prestations de services immobiliers engagés,
  • Mise à disposition d’indicateurs de pilotage pour faciliter la prise de décisions (occupation rarement optimisée, utilisateurs peu responsabilisés),
  • Diffusion des informations à l’ensemble des entités intéressées au sein de l’entreprise (services financiers, juridiques, fiscaux, moyens généraux, RH, …).

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Dans ce contexte, la mise en place d’un système d’information doit être envisagée pour faciliter et améliorer la couverture de besoins liés à des problématiques conjoncturelles récentes :

  • Inventaire et pilotage d’un parc immobilier
  • Gestion prévisionnelle de l’entretien
  • Gestion des obligations réglementaires
  • Pilotage des flux et des actions menées dans une optique de développement durable
  • Pilotage des activités/prestataires suite à des externalisations de fonctions
  • Optimisation des travaux de cession de patrimoine (data-room)

Cette mise en place doit permettre de servir certaines fonctions clef en vue de sécuriser les apports suivants :

Au-delà de ces apports, on peut noter 5 bénéfices principaux à la mise en place d’un système d’information immobilier :

  1. Acquérir et partager la connaissance du patrimoine
  • Afin de tirer les bénéfices liés à la mise en place d’un système d’information immobilier structuré, homogène et normalisé et en particulier à la constitution d’un inventaire :
    • Disposer de la visibilité nécessaire pour prendre des décisions et optimiser son patrimoine, notamment lors des phases de négociation, renégociation et dénonciation des baux,
    • Regrouper les informations dans une base de données unique et centralisée facilitant leur partage (avec toute personne qui en a besoin),
    • Disposer de données constituant la base des processus de pilotage.
  1. Identifier, maîtriser et réduire les coûts liés à l’immobilier
  • Afin de tirer les bénéfices liés à la connaissance des coûts réels associés au patrimoine immobilier
    • Effectuer des arbitrages sur le patrimoine et réfléchir à différents scénarios d’optimisation (en matière de cessions, locations …),
    • Mieux négocier avec les différents interlocuteurs (bailleurs, prestataires …).
  1. Accompagner l’évolution de l’activité patrimoniale au plus près
  • Afin de tirer les bénéfices liés à la connaissance d’informations de gestion (m² disponibles, échéances des baux, réserves foncières existantes …)
    • Faciliter les prises de décisions et l’alignement de la stratégie immobilière avec des décisions business,
    • Donner une certaine flexibilité aux coûts immobiliers en cas de réorganisation ou d’évolution dans l’entreprise (afin d’éviter de laisser des locaux inoccupés ou de conserver des sites peu ou pas utilisés).
  1. Maîtriser les risques associés au patrimoine immobilier
  • Afin de tirer les bénéfices liés à une parfaite maitrise des risques réglementaires :
    • Niveau de conformité des bâtiments,
    • Nombres de personnes autorisés sur un étage ou dans un bâtiment,
    • Priorisation de travaux de mise aux normes …
  1. Professionnaliser la filière immobilière
  • Afin de tirer les bénéfices liés à une meilleure maîtrise des enjeux stratégiques :
    • Développement des activités d’analyse et d’arbitrage sur le patrimoine,
    • Contribution à l’harmonisation des pratiques de gestion immobilière au sein de l’organisation, entre filiales ou entre pays différents ;
  • Afin de tirer les bénéfices liés aux apports de gains de productivité :
    • Limitation des transferts et ressaisies d’informations,
    • Facilitation des recherches d’informations et de documents,
    • Gains de temps (et réduction des coûts) sur les opérations administratives et comptables.

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Cependant avant de se lancer dans la mise en place d’un système d’information immobilier, certaines questions doivent être soulevées :

  • Quel est le cadre général et quelles sont les contraintes à prendre en compte ?
  • Quels sont les enjeux stratégiques pour la gestion du patrimoine, sa conservation, son exploitation ?
  • Quel périmètre fonctionnel souhaite-t-on couvrir ?
  • Quelle organisation mettre en place pour qualifier le patrimoine immobilier (segmentation, inventaires …) ?
  • Vers quelles normes doit-on se tourner ?
  • Quels sont les indicateurs de performance pertinents ? Quelles restitutions doit on privilégier pour l’analyse interne et l’aide à la décision ?
  • Quel est le bon équilibre entre les moyens déployés (humains et patrimoniaux) et les résultats attendus ?

Des freins classiques attirent notre vigilance :

  • Les missions ambiguës induisent un partage de responsabilités non maîtrisé entre plusieurs entités et conduisent à des recouvrements de fonctions et à une dilution des coûts réels de chaque métier.
  • Une approche purement comptable ne permet pas de qualifier l’atteinte d’un résultat et d’analyser l’adéquation avec les moyens déployés.
  • Le cloisonnement des systèmes d’information (ou l’absence de spécification minimale de la fonction immobilière) et l’absence de normalisation compliquent la consolidation des  données.

Pour réussir se type de démarche, 5 facteurs clés de succès sont essentiels :

  1. Avoir le soutien d’un sponsor au plus haut niveau
  • La mise en place d’un SI Immobilier est un projet ambitieux qui implique directement la Direction Immobilière mais qui touche également de nombreux autres acteurs : un sponsor au plus haut niveau  (DG ou DAF) est indispensable.
  1. Anticiper les aspects organisationnels
  • La mise en place d’un SI Immobilier a un impact sur l’organisation de la filière : il est important de bien définir en amont du projet l’organisation cible et les modalités de gouvernance.
  1. Démarrer par l’inventaire
  • La mise en place d’un SI Immobilier doit être précédée par la constitution d’un inventaire (recensement précis du parc existant) : disposer d’une base de connaissance de son patrimoine est le premier des pré-requis pour pouvoir déployer des fonctions de gestion et d’optimisation de son parc.
  1. Rester proche des processus métier existants
  • Une solution de gestion immobilière s’adresse à des utilisateurs aux profils différents (utilisateurs de terrain, gestionnaires, comptables, juristes …) qui doivent tous retrouver dans la solution leurs métiers tels qu’ils le connaissent, au risque de ne pas y adhérer.
  1. Anticiper les processus de mise à jour du référentiel
  • Le patrimoine immobilier évolue régulièrement : le référentiel permettant de le gérer n’a donc pas vocation à rester figé mais doit être mis à jour au même rythme. Dans cette optique, il est fondamental de motiver les utilisateurs en charge de cette mise à jour, au risque que cette tâche soit vite négligée voire abandonnée.

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En conclusion,

Le niveau d’informatisation des Directions de l’Immobilier reste relativement faible en regard d’enjeux économiques et réglementaires qui n’ont jamais été aussi forts. La conjoncture devrait être favorable à l’émergence de projets d’informatisation, en tout cas pour les organisations qui disposeront des marges de manœuvre économiques suffisantes.

La réussite de ce type de projet réside dans la définition d’une trajectoire qui réponde aux besoins essentiels en favorisant ainsi une approche par paliers fonctionnels. Cette approche pragmatique privilégie en général la mise en place d’un référentiel patrimonial puis de fonctionnalités complémentaires qui seront à définir au cas par cas.

Dans ce cadre, le choix des partenaires est clef. Dès lors que le projet va s’inscrire dans la durée, les rôles des uns et des autres (Direction de l’Immobilier, MOA, MOE-DSI, intégrateur, éditeurs) devront être définis en amont. Enfin si tous ces éléments sont partagés, il sera essentiel de mobiliser un sponsor interne, généralement proche de la Direction Générale, afin de veiller aux bons arbitrages et au « portage managérial » du projet.

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 Article rédigé par :

Arnaud Brault, Senior Manager immobilier, intervient depuis plus de 10 ans auprès de grands utilisateurs privés sur des sujets liés aux systèmes d’information immobilier et sur la mise en place de nouvelles organisations immobilières. Il a par ailleurs contribué à la rédaction du livre blanc « Le système d’information immobilier des grands utilisateurs : enjeux et bénéfices» (CXP – avril 2011).

Etienne Vendeville, Manager immobilier, intervient depuis 12 ans sur des projets complexes immobilier à composante SI pour des directions de l’Immobilier ou des directions des Services Généraux.

COMMENTS

  • J’ai trouvé cet article très intéressant, plus particulièrement les 5 facteurs clés du succès qui m’ont permis de recentrer mes priorités quant à la mise en place de mon système d’information immobilier. Merci beaucoup pour ce post.

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