L’immobilier, sept leviers pour améliorer les finances des acteurs publics

Dans un contexte de contrainte budgétaire frappant l’ensemble des acteurs publics, l’immobilier constitue un axe majeur à la fois pour réaliser des économies sur les dépenses mais également pour identifier de nouvelles recettes. Ce levier est d’autant plus fondamental que les enjeux sont très importants sur le plan économique et que la mise en œuvre des leviers se fait sans complexité sociale particulière. La recherche d’une performance optimale de l’immobilier passe par l’action sur sept leviers distincts qui s’établissent de la manière suivante :

 

LEVIER 1, Optimiser l’emploi des surfaces :

L’optimisation des surfaces est le principal levier de réduction des coûts immobiliers. Au gré des évolutions des services, les espaces de travail sont reconfigurés, laissant souvent place à des surfaces sous exploitées. Affecter les ressources immobilières en fonction des besoins et des missions, regrouper / mutualiser les sites présentant des synergies… constituent autant de pistes de rationalisation des implantations et de l’espace conduisant à libérer des surfaces pouvant alors, soit être restituées, soit cédées le cas échéant. Par ailleurs, la densification des espaces avec l’application de ratios d’occupation optimisés et l’émergence de nouvelles manières de travailler (nomadisme, espaces partagés, …) sont des axes de travail qui permettent également de libérer des M² et donc des ressources financières.

 

LEVIER 2, Réinterroger la relation contractuelle avec les bailleurs :

 Le coût d’occupation d’un bien peut se trouver décorrélé des conditions de marché. Renégocier le montant des loyers avec les bailleurs peut se révéler une source non négligeable d’économies. Dans un contexte de marché baissier, les locataires sont en position de force pour renégocier leurs baux. Pour le bailleur, le risque de vacance l’incite à accepter d’entrer en négociation (montant du loyer, franchise, surface réduite, …) le plus souvent en contrepartie d’un nouvel engagement de la part du locataire. Les termes d’un contrat de location sont souvent peu suivis dans le temps par le locataire et il est pertinent de procéder régulièrement à une analyse fine des montants facturés, notamment les charges, pour veiller en permanence à la bonne facturation des prestations à leur juste niveau.

 

LEVIER 3, Agir sur les coûts d’exploitation immobiliers :

La couverture des besoins en entretien et en maintenance présente parfois une variabilité qui se traduit dans les coûts et/ou dans la qualité. Repositionner les contrats sur le juste besoin et sur le juste prix, ou encore, modifier sa stratégie d’internalisation / externalisation des prestations immobilières peut se traduire par un allégement de la facture globale.

 

LEVIER 4, Améliorer les recettes issues de l’immobilier :

L’immobilier peut aussi être une source financière à optimiser. Un local loué à un prix dérisoire, une surface libre non proposée à la location, etc., sont autant d’exemples de recettes complémentaires possibles et à exploiter. Ce travail de recherche de la commercialité du patrimoine au travers d’occupation domaniale peut s’avérer opportun dans un contexte de resserrement budgétaire. De même, la recherche d’autres sources de revenus annexes (stationnements, antenne, affichage, capteurs photovoltaïques…) peuvent constituer des potentiels de revenus immobiliers récurrents qu’il convient d’étudier.

 

LEVIER 5, Mobiliser le potentiel financier de l’actif immobilier :

 L’immobilier est un actif. Il a une valeur et constitue une source potentielle de financement. La mobilisation de cette ressource se traduit par la valorisation des actifs et des capitaux investis. Il s’agit de tirer le meilleur parti du patrimoine afin de permettre une réallocation des ressources vers des investissements à plus fort rendement ou de nouveaux projets, ou encore traiter une problématique d’endettement. Une externalisation avec retour éventuel peut être envisagée en vue de remettre à niveau les actifs, d’améliorer leur performance via un partenaire et/ou de générer du « cash ».

 

LEVIER 6, Optimiser l’organisation de la fonction immobilière :

La fonction immobilière est longtemps restée méconnue et peu structurée au sein des entreprises. Elle a cependant beaucoup évolué au cours des dernières décennies, à la fois dans son organisation et dans le champ des responsabilités couvertes. Elle est ainsi devenue une fonction reconnue sur laquelle pèsent désormais des objectifs de performance diversifiés : répondre aux besoins des métiers en mettant à la disposition des collaborateurs des locaux adaptés ; proposer une gamme de services de plus en plus étendue, touchant tant aux bâtiments qu’aux occupants ; contribuer à l’amélioration du fonctionnement de l’entreprise en suscitant de nouvelles manières de travailler, en proposant des locaux adaptés aux évolutions technologiques et sociétales ; gérer et valoriser les actifs ; optimiser les coûts ; offrir aux collaborateurs de la DI des parcours professionnels valorisants ; intégrer les nouvelles technologies dans les métiers immobiliers.

 

LEVIER 7, Définir le système d’information optimal :

Le système d’information constitue le support de la stratégie et le vecteur opérationnel des processus métiers. Il doit être conçu comme un levier dans la mise en œuvre des ambitions stratégiques de la structure, et non pas seulement comme l’outil qui permettra de mettre en place et de faire fonctionner les différentes activités et processus métier. Le pilotage de la fonction immobilière, sans nécessiter un système d’information très sophistiqué, demande un minimum de référentiels et de fonctions de gestion nécessaires à la maîtrise des occupations et des coûts. Par ailleurs, l’évolution des normes d’échange de données immobilières, et plus largement les évolutions digitales du secteur, conduisent à s’interroger sur les capacités d’évolution des systèmes en vue de les rendre plus agiles et réactifs, notamment sur la dimension Service client/usager.

 

Article co-rédigé par Edith Prat, Sénior Consultante, et Christophe Merveille, Manager

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